Escreva
e-mails em inglês como um profissional e sem depender do Google Translate
Não importa se você é um profissional júnior ou sênior,
escrever bons e-mails é um aspecto vital da comunicação corporativa. E se o
e-mail for em inglês, ainda tem o desafio da gramática e da falta de
vocabulário, por isso este artigo vai ajudar você.
Vamos falar dos erros comuns a serem evitados e
estratégias para sua escrita ir para um próximo nível. Mas primeiro você
precisa saber como é um bom e-mail para saber escrever um.
ÍNDICE
DE CONTEÚDO
1. Estrutura de um bom e-mail
Assunto
Saudação
Corpo
Encerramento
2. Fuja desses erros
Texto extremamente longo ou pouco claro
Ser muito formal ou muito informal
Clichês
Repetição
Linguagem robótica
Uso excessivo de pontos de exclamação!
3. Seus
e-mails mais profissionais do que nunca
Pense positivo
Personalize
Facilite a leitura
Agilize a sua vida
Estrutura
de um bom e-mail
Todo
e-mail que você escreve deve ter a seguinte estrutura básica:
·
Assunto
·
Saudação
·
Corpo do e-mail
·
Encerramento
Porém,
há uma maneira correta de fazer e padrões a serem ser seguidos, então vamos
detalhar esses padrões:
Assunto
O
assunto vai definir a prioridade que o destinatário vai dar ou não para abrir,
ler e responder seu e-mail, por isso, não negligencie essa parte.
“Gaste o dobro do tempo criando a linha de assunto
correta, como você faz no [corpo], porque se eles não abrirem o e-mail, de nada
adiantou”.
Cole Schafer – escritor
Saudação
Invista
um tempo aqui antes de mergulhar na sua mensagem, especialmente se for um
e-mail novo e para um destinatário que você não se comunica com frequência.
·
“Dear Sir or Madam” (se você não souber o nome da
pessoa)
·
“Dear Mr. Smith”
·
“Dear Jim” (informal)
·
“Dear all” (formal)
·
“Hi everyone” (informal)
·
Use “Hello,” “Hi” e “Hey” para e-mails mais
informais
Depois
do nome, experimente fazer o resumo do que se trata o e-mail em uma frase:
·
“Just
a short note to follow up on…”
·
“I’m (just) writing to…”
·
“Just
a (quick) note to…”
·
“Just
a short e-mail to…”
Corpo
O
corpo de um e-mail é a base da sua mensagem e deve ter um objetivo claro e
específico. Veja alguns objetivos mais comuns:
·
Esclarecer algo
·
Marcar uma reunião
·
Confirmar algo
·
Acompanhar algo
·
Deixar alguém saber sobre algo
·
Responder uma pergunta
·
Fazer uma pergunta
·
Agradecer a alguém por algo
·
Atualizar alguém
Também
deve ser conciso. Depois de redigir, revise para reduzir algumas frases e
remover repetições.
Lembre-se
que tempo é o ativo mais valioso da humanidade. Tanto o seu usado para
escrever, quanto o da pessoa que vai ler.
Para
e-mails que exijam mais extensão e detalhes, faça o mais focado possível,
porque ninguém quer receber um romance.
Encerramento
Direto
ao ponto, confira doze fechamentos comuns e profissionais:
1. Thanks
2. Best
3. Regards
4. Sincerely
5. Take
care (meu favorito)
6. Thanks
so much
7. Cheers
8. All
the best
9. Best
wishes
10. Respectfully
11. Talk
soon
12. Sincerely
yours
Fuja
desses erros
Agora
que você conhece a estrutura de um bom e-mail, vamos falar dos erros comuns
cometidos ao escrever e o que fazer pra evitá-los.
Texto extremamente
longo ou pouco claro
Você
leria um e-mail com 1.000 palavras? Pois é! Mas tem gente que escreve e na
maioria das vezes faz isso para que você tenha detalhes suficientes. (Nesse
caso, não seria melhor fazer uma reunião para tratar do assunto?)
Em vez
disso, mantenha o e-mail conciso, com poucos parágrafos e muita objetividade.
Concentre-se no assunto e termine com uma frase de ação e um prazo de resposta,
deixando claro que você está aberto a perguntas e acompanhamento (se for esse o
caso).
Ser muito formal
ou muito informal
Ser
excessivamente formal ou informal pode ser prejudicial à sua mensagem. Para
encontrar o equilíbrio perfeito entre formal e casual, pense no relacionamento
entre você e o destinatário.
Clichês
Nem
todos os clichês são problemas porque e-mails tendem a ser um pouco
estereotipados. Afinal, a maioria deles tem a mesma estrutura básica. Existem
frases que você pode usar para garantir clareza. Mas se você repetir frases,
verifique se elas têm um objetivo claro.
Esses
são os principais clichês que você deve evitar:
1. Please
find attached
2. Thank
you in advance
3.
I
look forward to hearing from you
4.
I
hope you are doing well
5. To
whom it may concern
6. Sorry
for the late reply
Repetição
As
pessoas costumam repetir palavras no mesmo parágrafo, duas vezes em duas frases
ou muito próximas umas das outras. Embora não seja o pior erro, isso desconecta
o leitor. Além de usar sinônimos (www.synonym.com), considere evitar as
palavras abaixo, pois elas são comumente repetidas.
1. Only
2. Account
3. Like
4. Always
5. Issue
6. Information
7. Item
8. Also
9. Find
10. Just
11. Take
12. Message
13. Website
14. Send
15. Order
16. Still
17. Even
18. Date
19. Request
20. Cost
21. Report
Linguagem robótica
O
e-mail precisa ter “a sua cara”, isto é, o e-mail deve ter a personalidade da
pessoa que está escrevendo. Portanto, usar frases que soem como algo publicado
em um romance vitoriano não é a melhor opção se você deseja se conectar ao
leitor.
Use
uma linguagem que soa como algo que você diria se estivesse sentado em uma
cafeteria.
Se
você provavelmente não diria algo como “Saudações” e “Espero que o tempo esteja
bom onde você está” se estivesse encontrando alguém para tomar um café, então
não faça isso por e-mail.
Uso excessivo de
pontos de exclamação!
Entusiasmo
é ótimo. Mas, em certos contextos, o uso excessivo de pontos de exclamação pode
fazer mais mal do que bem.
Isso é
especialmente verdade se você estiver criando um relacionamento ou entrando em
contato com alguém fora da sua empresa. Afinal, você é um representante do seu
trabalho quando usa um endereço de e-mail da empresa.
Porém,
as pessoas adoram pontos de exclamação e ainda são algo em que muitos confiam
para transmitir um tom positivo.
Dica:
depois de concluir o e-mail, leia novamente e revise. Veja onde a exclamação é
realmente necessária e remova o que não precisa.
Seus
e-mails mais profissionais do que nunca
Agora
é hora de falar em estratégias que levarão a sua escrita para um outro nível:
Pense positivo
O
envio de um e-mail que seja remotamente negativo ou até neutro pode dar espaço
para erros de interpretação.
“Na
ausência de outras informações, nossa interpretação geralmente é negativa”,
explica o especialista em etiqueta de comunicação Post Senning.
“Quando
você está falando sobre comunicação negativa, está perdendo as informações que
são o tom de voz, o brilho nos olhos, o bom humor com o qual você pretende algo
e até mesmo o genuíno cuidado ou preocupação com o qual você está fazendo a crítica.
Portanto, tenha muita atenção. Quando algo parece negativo para você,
provavelmente parece ainda mais negativo para outra pessoa.”
Personalize
Use o
nome da pessoa. Se você quer realmente escrever e-mails em um outro nível, nada
de enviar e-mail para “Dear client”. Faça isso só quando você realmente
desconhecer o nome do destinatário.
Facilite a leitura
Para
e-mails mais longos, “scannability” é o nome da brincadeira. Facilitar a
leitura usando espaçamentos entre parágrafos, fonte em negrito, bullets, frases
sublinhadas é muito útil para agilizar a leitura.
Agilize a sua vida
er um
arquivo pronto com esses modelos facilita muito o tempo e a qualidade da sua
mensagem.
Por
falar em inglês, nada de usar Google Translate!
Está
na hora de você aprender outras formas de desenvolver sua escrita nesse idioma.
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integra como se livrar de uma vez por todas do Google Translate.
Boas
escritas! See you!
